1.      AMAÇ: Bu prosedürün amacı, …………………….. sunulan hizmetlerde ortaya çıkacak uygunsuzlukların düzeltilmesi ve yinelenmemesi için yapılacak çalışmaların yöntemini belirlemektir.

2.      KAPSAM: Bu prosedür  tüm birimleri kapsar.

3. TANIMLAR:DÜZELTİCİ FAALİYET : Mevcut uygunsuzlukların meydana geliş sebeplerini, bir başka deyişle hata kaynaklarını ortadan kaldırmak için alınan önlemlere yönelik faaliyetlerdir. Örneğin, prosedür revizyon ihtiyacı, yeni prosedür ihtiyacı, prosedüre aykırı bir durumun hemen giderilmesi vb. gibi

ÖNLEYİCİ FAALİYET: Mevcut yada potansiyel  uygunsuzlukları kaynağında yok ederek bir daha oluşmamasını sağlamak amacı ile yapılan faaliyetlerdir.Örneğin, eğitim, periyodik bakım, dezenfeksiyon vb. gibi

DÖFİF: Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu

4. PROSEDÜR AKIŞI:“Uygun Olmayan Hizmetin Tespiti Prosedürü” nde belirtildiği şekilde kayıt ve kontrol altına alınan uygunsuzluklar aşağıdaki yöntem kapsamında düzeltilir.Uygunsuzluğun düzeltilmesinden ve sebebinin tümüyle ortadan kaldırılmasından, uygunsuzluğun tespit edildiği birim sorumlusu sorumludur.

4.1. Nedenlerin Tespiti                           Uygunsuzluklar, “Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu (DÖFİF)“ na kaydedildikten sonra, ilgili birim sorumlusu, uygunsuzluğun hemen giderilmesini sağlar. Ancak uygunsuzluk giderilse bile birim sorumlusu; söz konusu uygunsuzluğun nedenlerini tespit etmek amacı ile  birim ile toplantı yapar. Yapılan toplantı sonucuna göre ilgili Birim Sorumlusu tarafından Düzeltici Faaliyet Planı hazırlanarak DÖFİF’ na kaydedilir ve Kalite Yönetim Birimine bildirilir. Düzeltici Faaliyet Planında belirtilen çalışmalar, Toplam Kalite Yönetimi (TKY) doğrultusunda; (Süreç yönetimi ve iyileştirme, veri toplama ve analiz, problem çözme teknikleri ve benzeri yöntemler) gerçekleştirilir.Uygunsuzluk nedeninin rast gele olup olmadığı, olağandışı bir durumdan mı  yoksa süreçten mi kaynaklandığının anlaşılabilmesi için bazı durumlarda uygunsuzluğun belli bir zaman diliminde kaç kez ortaya çıktığı birim tarafından yine problem çözme, veri toplama ve analiz yöntemleri ile izlenebilir

.4.2. Düzeltici  ve Önleyici Faaliyetler4.2.1. Uygunsuzluğun Giderilmesi (Düzeltici Faaliyet)             Uygunsuzluğun giderilmesi için oluşturulan “grup” tarafından, yukarıda açıklandığı biçimde gerekli tüm analizler ve tespitler yapıldıktan sonra elde edilen objektif veriler doğrultusunda düzeltmeler yapılır. Yapılan uygunsuzluk giderici düzeltmenin uygunsuzluğu giderip gideremediği Birim Sorumlusu tarafından izlenir ve  Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından denetlenir. Alınan önlemler uygunsuzluğu ortadan kaldıramadı ise ya da başka uygunsuzluklara neden oldu ise Birim Sorumlusu bunları kaydeder ve gerekirse birimi ile toplantı yaparak çalışmayı yeniden başlatır. Düzeltici faaliyetlerin sonucu başka birimleri ilgilendiriyor ise ilgili birim tarafından belirlenen bir kişi bu çalışmalara dahil edilir.

4.2.2. Tekrarlanmaması İçin Gerekenlerin Yapılması (Önleyici Faaliyetler)Uygunsuzluk giderici önlemler, yerinde uygulama sonucu doğrulandıktan sonra uygunsuzluğun bir daha tekrarlanmamasının sağlanması gerekmektedir. İlgili Birim Sorumlusu, birimi ile beraber söz konusu uygunsuzluğun tekrarlanmaması için gerekli tüm alt yapı değişikliğinden (eğitim, eksik dokümantasyonun tamamlanması, revizyonu, ekipman/personel alımı, iş akışının değişmesi, yeniden hizmet tasarımı v.b. faaliyetler) sorumludur. Alınan önlemlerin yeterli olması ve uygunsuzluğun giderilmesi halinde, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “DÖFİF” onaylanarak kapatılır. “DÖFİF”” nda belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş sayılmaz. Düzeltici faaliyetlerin yeterli olmadığı durumlarda söz konusu kişiler ek önlemler isteyebilir.

4.3. Düzeltilmiş Faaliyetin Uygulamaya Konulması Gerekli alt yapı değişiklikleri gerçekleştikten sonra düzeltilmiş faaliyet uygulamaya konulur. Uygunsuzluğun giderilip giderilmediğinin tümüyle anlaşılabilmesi için bazı durumlarda Birim Sorumlusı deneme süresi uygulayabilir. Deneme süresi sonunda ortaya çıkabilecek diğer sorunların giderilebilmesi için yine yukarıda bahsedilen yöntem ve teknikler kullanılabilir. Deneme süresinin sonunda, hatalardan arındırılmış faaliyetler ilgili birim tarafından uygulamaya konulur.Ortaya çıkabilecek yeni düzeltmeler için, ilgili dokümanlarda revizyon veya yeni prosedür yada talimat hazırlanması gerekebilir.

4.4. Kayıtların  TutulmasıUygunsuzluğun tekrarlanmaması için gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler ile alınan önlemlerin tümü “DÖFİF” na kaydedilir ve bu kayıtların bir nüshası ilgili Birim Sorumlusu tarafından muhafaza edilirken, bir kopyası da Kalite Yönetim Birimi’ ne gönderilir. “DÖFİF” in üzerinde varsa, uygunsuzluğun saptanmasında esas alınan dokümanın adı yazılır. Ancak uygunsuzluk konusu ile ilgili herhangi bir doküman olmaması halinde ilgili bölüm boş bırakılarak sadece “uygunsuzluğun tanımı”  yazılır.Düzeltici Faaliyet Planının yer aldığı bölüm ilgili Birim Sorumlusu tarafından uygunsuzluğun tespit edildiği anda ya da en geç iki gün içerisinde doldurulur ve Planın tamamlanma tarihi yine Birim Sorumlusu tarafından belirtilir. Belirlenen tarih Kalite Yönetim Temsilcisinin istemi doğrultusunda değiştirilebilir. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Düzeltici Önleyici Faaliyet İzlem Tablosu” ile “DÖFİF” larının  takibi yapılır.

5. İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.1.      KYB-P03              Uygun Olmayan Hizmetin Tespiti Prosedürü

5.2.     KYB-F01/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstek Formu ( DÖFİF )

5.3.           KYB-F02/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formları İzleme Tablosu