1.   AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ………  kalite yönetim sisteminin etkili olarak işlemesi amacıyla tutulan kalite kayıtlarının tanımlanması, dosyalanması, arşivlenmesi ve elden çıkarılması için bir sistem tanımlamaktır.1.

2. KAPSAM: Bu prosedür, tüm departmanları kapsar.

3. TANIMLAR:Kalite/HACCP Kayıtları: Prosedürlerin uygulanması sırasında kullanılan, sistemin geriye dönük incelemelerinde kullanılabilme özelliğine sahip olan, bölümler tarafından muhafaza edilmesi ve arşivlenmesi gereken dokümanlara denir. Hangi dokümanların kalite kaydı olduğu “Kalite Kayıtları Listesi” nde belirtilmiştir

.4. PROSEDÜR AKIŞI

4.1. Kayıtların Tanımlanması, Muhafazası

4.1.1         Kalite/HACCP Konseyi Toplantı Kayıtları; Toplantılara ilişkin tüm kayıtlar Kalite Yönetim/ HACCP Yönetim Temsilcisi tarafından “Kalite Konseyi/HACCP Konseyi Toplantı Dosyası” nda saklanır ve  süre sonunda  imha edilir.

4.1.2         Yönetim Gözden Geçirme Toplantısına Yönelik Kayıtlar; Yönetim Gözden Geçirme toplantılarına yönelik kayıtlar; toplantı tutanakları, raporlar ve eylem kararlarının yazılı dokümanları Kalite Yönetim Birimi tarafından Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Dosyasında muhafaza edilir. Yılını doldurmuş kayıtlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından gözden geçirilir, gerekli olanlar tekrar muhafaza edilir, diğerleri Dokümantasyon Sorumlusu tarafından imha edilir.

4.1.3         Eğitim Kayıtları; Eğitim Prosedüründe belirtilen Eğitim İhtiyacını Belirleme Formu, Eğitim Planı, Eğitim Çağrı Formu, Eğitim Kayıt Formu, Personel Eğitim İzleme Kartı, Eğitim Değerlendirme Formu Personel Departmanı tarafından muhafaza edilir.

4.1.4         Sözleşmenin Gözden Geçirilmesine Yönelik Kayıtlar; Protokol ve kontratlar Satış Müdürü tarafından muhafaza edilir.

4.1.5         Yazışmalara Yönelik Kayıtlar; Yapılan tüm yazışmalar (Memorandum, Bilgi Aktarma, Dış Yazışmalar)  kendi dosyasında Yönetici Sekreter tarafından muhafaza edilir.

4.1.6         Ön Büro işleyişine yönelik kayıtlar; “Ön Büro Süreç Akışı” ve ön büro departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Ön Büro Departmanı tarafından muhafaza edilmektedir.

4.1.7         Housekeeping işleyişine yönelik kayıtlar; “Housekeeping Süreç Akışı” ve Housekeeping Departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Housekeeping Departmanı tarafından muhafaza edilmektedir.

4.1.8         Misafir Şikayetlerine Yönelik Kayıtlar; Günlük Rapor, Anket Raporu Misafir Şikayet Formu Guest Relations tarafından muhafaza edilir.

4.1.9         Mutfak işleyişine yönelik kayıtlar; “Mutfak İşleyişi Süreç Akışı” ve mutfaktan yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Aşçıbaşı tarafından muhafaza edilmektedir.

4.1.10     F&B işleyişine yönelik kayıtlar; “F&B Günlük Süreç Akışı” ve yiyecek içecek departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar F&B Müdürü tarafından muhafaza edilir.

4.1.11     Güvenlik işleyişine yönelik kayıtlar; Güvenlik Departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Güvenlik Müdürü tarafından muhafaza edilir

.4.1.12     Animasyon işleyişine yönelik kayıtlar; Eğlence Departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Eğlence Müdürü tarafından muhafaza edilir.

4.1.13     HACCP Kayıtları : HACCP Yönetim Birimi tarafından  yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar  HACCP Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir.

4.1.14     Uygunsuzluk Kayıtları; Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu  ve DÖFİF İzlem Tablosu KYB, ilgili departman sorumluları tarafından muhafaza edilir.

4.1.15     İç Denetim Kayıtları; Bu prosedürde bahsedilen “………. Yılı Denetim Planı,  Soru Listesi, İç Denetim Raporu, ………Yılı Kalite Sistem Değerlendirme Formu Kalite Yönetim Birimi, Kalite Sistem Denetçileri ve ilgili Departman Sorumluları tarafından muhafaza edilir.

4.1.16     İstatistiksel Kayıtlar; “Ölçme ve İyileştirme Prosedürü” doğrultusunda hazırlanan Sürekli İyileştirme Planı, raporlar ve veriler KYT tarafından Yönetim Gözden Geçirme Dosyasında muhafaza edilir.

4.1.17     Tedarikçi Değerlendirmesine Yönelik Kayıtlar; Satınalma Müdürü tarafından “Onaylı Tedarikçi Listesi” ve “Tedarikçi Değerlendirme Formu” Tedarikçi Değerlendirme dosyasında muhafaza edilir.Bakım Onarım ve Kalibrasyon Kayıtları; Bakım Onarım kayıtları;Makine ve Ekipman Listesi,            Bakım Planı, Periyodik Bakım Kartı, Arıza Talep Fişi, Arıza Kayıt Formu Kalibrasyon kayıtları; Kalibrasyon Planı, Ölçüm Cihazlarının Listesi, Gönderilen Cihazlar Listesi, İç Kalibrasyon Raporu Teknik Birim tarafından muhafaza edilir.

4.1.18     Doküman ve Veri Kontrolüne Yönelik Kayıtlar; Taslak dokümanlar Taslak Dokümanlar Dosyasında , Orijinal Dokümanlar Prosedür, Talimat, Form, GYS Dosyalarında ve İptal edilen dokümanlar İptal Dosyası’ nda Dokümantasyon Sorumlusu tarafından saklanır.

4.2. Kayıtların Korunması ve Elden ÇıkarılmasıKalite kayıtları silinmez yazım aracı ile (bilgisayar yazılımı, tükenmez kalemi dolma kalem vb.) okunaklı olarak yazılmaktadır. Kalite kayıtlarının yanlış yazılması durumunda üstü çizilerek yanına doğrusu yazılır. Kalite kayıtlarının bulunduğu yerler, saklama süreleri muhafazasından sorumlu olan kişiler “Kalite Kayıtları Listesi” nde tanımlanmıştır. Kalite kayıtları, çevre şartlarına bağlı olarak meydana gelebilecek hasar, kayıp ve bozulmalar dikkate alınarak belirli bir mantığa (tarih, bölüm ..vb) uygun olarak dosyalanır. Birimlerde dosyalama süresi dolan kayıtlar arşive gönderilir. Dosyalar eğer rafda muhafaza edilecekse arşive konmadan önce  A4 kağıdı üzerine içeriği yazılır ve dosyalar raflara konur. Eğer koli içerisinde muhafaza edilecekse koli üzerine A4 kağıdına dosyaların içeriği yazılır. Süresi dolmuş kalite kayıtları arşiv sorumlusu tarafından en yakın kağıt fabrikasına BELEDİYE ÇÖP FABRİKASINA  gönderilir. Bilgisayar ortamında bulunan kayıtların back-upları her ay sonunda yapılarak muhafaza edilir.

5.  İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.2. KYB-F02/P07                      Kalite Kayıtları Listesi