1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ……………….. sunulan hizmetlerde ortaya çıkacak uygunsuzlukların tespiti ve kontrol altında tutulması için bir yöntem belirlemektir.2. KAPSAM: Bu talimat işletme  içindeki tüm birimleri kapsar.3. TANIMLAR:Uygunsuzluk: Yapılmakta olan işlerin ilgili prosedür ve talimatlara uygun olmaması, Gerekli prosedür ve talimatların bulunmaması veya prosedürlerin uygulamaya uygun olmaması, İç ve dış kalite tetkikleri sonucunda ortaya  çıkan eksik ve yanlışlar ile Misafir ve iç müşteri şikayetleri gibi sunulan hizmetin önceden belirlenen kalite sistemi eleman ve kriterlerinden sapması  olarak tanımlanmaktadır.DÖFİF: Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu4. PROSEDÜR AKIŞI4.1. Uygunsuzluğun  tespiti Uygunsuzluk tespiti 4 şekilde gerçekleştirilebilir;4.1.1.     Çalışanlar tarafından uygunsuzluk tespiti; Tüm çalışanlar hizmet alım ya da sunumları sırasında karşılaştıkları; prosedür, talimat ya da kalite sistemine aykırı durumlarda bireysel/birim olarak uygunsuzluk tespitinde bulunabilirler. 4.1.2.     İç Denetimler ile uygunsuzluk tespiti; Kalite Denetçileri, “İç Denetim Prosedürü“ doğrultusunda gerçekleştirdikleri denetimler ile uygunsuzluk tespitinde bulunabilirler. 4.1.3.     5. Misafir şikayetleri ile uygunsuzluk tespiti; Misafir şikayetleri doğrultusunda uygunsuzluk tespiti ise; “Misafir İlişkileri Genel İşleyiş  Prosedürü” doğrultusunda gerçekleştirilir. 4.1.4.     İç Müşteri Anketleri ile uygunsuzluk tespiti; İç müşteri anketlerinin Personel Birimi tarafından değerlendirilmesi sonucunda uygunsuzluk tespiti gerçekleştirilir.4.2. Uygunsuzluğun hemen düzeltilmesi Uygunsuzlukların tespit edildiği anda uygunsuzluğun kaynaklandığı ilgili birim tarafından, hizmetin aksamaması için kısa sürede yapılabilecek olası pratik çözümlerle yerinde derhal düzeltilmesi esastır. Ancak, uygunsuzluğun hemen düzeltilmesi mümkün olsa bile “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü“ nde belirtilen hususlar göz önünde bulundurulur. 4.3. Uygunsuzluğun kayıt altına alınması, numaralandırılması ve izlenmesi           Uygunsuzluk kaydı, uygunsuzluğu tespit eden kişi tarafından 2 nüsha olarak “Düzeltici Önleyici Faaliyet İstek Formu (DÖFİF)“ na kaydedilir. Bu formda uygunsuzluk tanımı açık bir dille ifade edilir ve uygunsuzluğun tespit edildiği tarih belirtilerek  form, düzeltici faaliyet planın hazırlanması için  uygunsuzluk ile ilgili Birim Sorumlusuna tespit eden kişi tarafından imzalattırılır. Uygunsuzluğun sorumluluğunu alan Birim Sorumlusuna tarafından iç denetim dosyasında bulunan “Düzeltici Önleyici Faaliyet  İzlem Tablosu” ndaki en son numara verilerek kayıt altına alındıktan sonra DÖFİF’ in bir nüshası muhafaza edilir. DÖFİF’ in diğer nüshası ise tespit eden tarafından aynı gün içerisinde Kalite Yönetim Birimine verilir.  Kalite Yönetim Birimi tarafından DÖFİF üzerindeki numara ilgili birimin “Düzeltici Önleyici Faaliyet İzlem Tablosu” na kaydedilir.  DÖFİF’ te belirtilmesi gereken “Düzeltici Önleyici  Faaliyet Planı” ve “Planın Tamamlanma Tarihi”, ilgili Birim Sorumlusu tarafından en geç iki gün içerisinde hazırlanarak Kalite Yönetim Birimi’ ne bildirilir. “DÖFİF” in izlenmesi ve
sonuçlarının uygunsuzluğu bildiren kişi ya da birime bildirilmesi sorumluluğu Kalite Yönetim Birimindedir. 4.4. Uygunsuzluğun giderilmesi Kaydedilerek kontrol altına alınan uygunsuzluklar “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü“ doğrultusunda düzeltilir ve bir daha tekrarlanmaması sağlanır.  5. İLGİLİ DOKÜMANLAR5.1.           KYB-F01/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstek Formu ( DÖFİF )5.2.           KYB-F02/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formları İzleme Tablosu5.3.           KYB-P04              Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü5.4.           KYB-P05              İç Denetim Prosedürü5.5.           GR-P01               Misafir İlişkileri Genel İşleyiş  Prosedürü