KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
6. GENEL
(ISO Maddesi 4.1.)Otelimizde
ISO 9001: 2000 standardının öngördüğü bir Kalite Yönetim Sistemi oluşturulmuş, dokümante edilmiş, sürekliliği sağlamak ve sürekli iyileştirmek için gerekli mekanizmalar kurulmuştur.Kalite Yönetim Sistemi için gerekli süreçler tanımlanmış ve organizasyon içerisinde uygulanması sağlanmıştır. Bu süreçlerin sıralanışı, birbirleri ile olan ilişkileri belirlenmiş ayrıca etkin olarak işlemeleri ve kontrollerin sağlanması için gerekli metot kriterleri belirlenmiştir. Bu amaçla gerekli bilgi ve kaynaklar temin edilmekte ve denetlenmektedir. Planlanan sonuçlara ulaşılması için gerekli faaliyetlerin sürekli iyileştirilmesi sağlanmaktadır. Kalite yönetimi kapsamı içerisinde tedarikçilere yaptırılan işlerde bu süreçler kontrol edilmektedir.Otelimizdeki süreçlerinin akış şemaları aşağıda belirtilmektedir.
6.1. DOKÜMANTASYON ŞARTLARI (ISO Maddesi 4.2)Kalite Yönetim Sistemini oluşturmak, uygulamak, sürdürmek ve sistemin etkin, verimli çalışmasını desteklemek için gereken dokümantasyon sistemi kurulmuştur.Otelimizde kalite sistemi dokümantasyonu beş ana basamaktan oluşur;Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Kalite El Kitabı, Kalite Sistem Prosedürleri ve Süreç Akışları, Destek Dokümanlar ve Kalite Kayıtları.
Ø Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri: Üst yönetim tarafından hazırlanan kalite politikası ve hedefler.
Ø Kalite El Kitabı: Otelimizin kalite politikaları doğrultusunda ve
ISO 9001: 2000 standartlarına uygun olarak oluşturulan kalite sistemini tanımlar.
Ø Kalite Sistem Prosedürleri: Otelimizde kaliteyi etkileyen tüm faaliyetlerin nasıl planlanıp gerçekleştirildiğine dair bilgileri içeren dokümanlardır.
Ø Yardımcı Dokümanlar: Otelimizdeki faaliyetlerin nasıl yapılacağını ayrıntılarıyla açıklayan dokümanlardır. Talimatlar, Kalite Planları ve Formlar olarak adlandırdığımız destek dokümanlarda işlevlere yönelik spesifikasyonlar, teknik şartnameler, kontrol noktaları ve kontrol araçları tüm detaylarıyla verilir.
Ø Kalite Kayıtları: Otelimizde standarda göre kalite kayıdı niteliği taşıyan kayıtlar.
6.2 DOKÜMAN KONTROLÜ
(ISO Maddesi 4.2.3)Otelimizin kalite sistemi dokümantasyonunu ve kontrolünü anlatan dokümante edilmiş “Dokümanların Hazırlanması, Revizyonu ve Dağıtımı Prosedürü“ bulunmaktadır.
6.2.1. Dokümanların Hazırlanması, Onayı ve YayınlanmasıOtelimiz bünyesinde prosedür ve diğer dokümanların hazırlığı, uygulayıcı bölümler ve Kalite Yönetim Biriminin işbirliği ile gerçekleştirilir. Bu dokümanlar yayınlanmadan önce, yeterlilik açısından yetkili personel tarafından gözden geçirilir. Prosedür ve talimatların onaylanması, ilgili birim sorumluları ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından gerçekleştirilir.Onaylanan Kalite Sistem Dokümanlarının kontrollü olarak dağıtımı ve kontrolü Kalite Yönetim Birimi tarafından yapılır.
Doküman kontrolü;
Ø Kalite sisteminin etkili olarak uygulanması için gereken faaliyetlerin yürütüldüğü yerlerde ilgili dokümanların geçerli baskılarının bulunduğunu,
Ø Yürürlükten kaldırılan dokümanların yayın veya kullanımının durdurulduğunu, sağlamaya yöneliktir.
Ø Sistemin uygulanması bakımından spesifikasyonlar, kanun, tüzük, yönetmelik, proje gibi tüm tamamlayıcı kalemler ilgili dokümanda refere edilir.
6.2.2. Dokümanların Revizyonu Dokümanlar üzerinde yapılacak herhangi bir değişiklik özgün metni hazırlayan birim ve kişilerce yapılır. Belgelerdeki değişiklikler, başka bir görevlendirme olmadıkça, özgün metni inceleyen ve kabul eden, aynı fonksiyonlar/birimler tarafından incelenerek onaylanır.Mümkün olduğunca değişikliklerin kapsamı, kapakta belirtilir. Yürürlükten kalkan dokümanların kullanımına engel olmak amacıyla, dokümanlardaki geçerli revizyonları gösteren ana liste tanımlanmıştır. Müşteri kayıtları ve tedarikçi firmalara yönelik belgeler en son gelişmeleri yansıtacak şekilde tutulur.Her türlü doküman ve kayıt bilgisayar kayıtları da dahil olmak üzere emniyetli bir yerde muhafaza edilir.Onaylanıp dağıtılan dokümanlar yılda bir kez birim sorumluları tarafından gözden geçirilir. Değişiklik yapılması gerekiyorsa “Dokümanların Hazırlanması, Revizyonu ve Dağıtımı Prosedürü“ ne göre gerekli değişiklikler yapılır.
6.3. KALİTE KAYITLARI
(ISO Maddesi 4.2.4)Kalite kayıtları, istenilen kalitenin gerçekleştirildiğini ve kalite sisteminin etkili olarak işlediğini göstermek için tutulur.Tüm kalite kayıtları okunaklı ve ait olduğu işlevi tanımlayabilir durumdadır. Kalite kayıtları, hasar veya bozulmayı en aza indirecek ve kayıpları önleyecek uygun çevre şartları sağlayan yerlerde, tekrar kolaylıkla kullanılabilecek şekilde muhafaza edilir. Kalite kayıtlarının muhafaza süreleri belirlenerek kaydedilir. Kalite kayıtları emniyetli yerde ve yetkili olmayanların erişemeyeceği şekilde tutulur. Bilgisayarda tutulan kayıtların periyodik olarak yedeklemesi yapılır. Sistemde Kalite Kayıtları ile ilgili, gerekli kontrolleri tarif etmek, açıklamak, muhafaza etmek, geri çekmek ve imha zamanını anlatan
dokümante edilmiş” Kalite Kayıtları Prosedürü“ bulunmaktadır.
6.4. ILGILI DOKÜMANLAR
Chef Ramazan Kır Eğitim Sitesi 