DOKÜMAN DAĞITIM LİSTESİ			TARİH:
DOKÜMAN NO:				REVİZYON NO:
DOKÜMAN ADI:
SIRA NO	VERİLDİĞİ YER (KİŞİ)		KOPYA ADEDİ	İMZA	TARİH

…………………YILI DENETİM PLANI

Denetim Konusu:

Hazırlayan:

Onaylayan:

Rev. No:

Tarih:

Tarih:

BÖLÜMLER

DENETÇİLER

AYLAR

İlgili ISO Maddesi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Genel Müdürlük

False

Personel Departmanı

False

Kalite Yönetim Birimi

False

Ön Büro

False

Yiyecek İçecek Departmanı

False

Mutfak

False

Kat Hizmetleri Departmanı

False

Satış Pazarlama Departmanı

False

Teknik Servis

False

Depo

False

Muhasebe

False

Guest Relation

False

Güvenlik

False

Animasyon

False

Bu ay içinde denetim yapılması planlanmıştır.

2, 60, 24, 2, 3, 40, 24, 16 False

Denetim gerçekleştirilmiş ve İç denetim raporu yayınlamıştır

False

 1.      AMAÇ: Bu prosedürün amacı …………… her türlü Peyzaj işleyişi için bir yöntem belirlemektir.

2.      KAPSAM: Bu prosedür ………… kapsar.

3.      PROSEDÜR AKIŞI:3  Bölüme ayrılır.3.1.            Rutin İşler.3.2.            Sezonluk işler.

3.1. Rutin İşler:3.1.1.      Peyzaj departmanı 2 vardiya halinde çalışmaktadır. A: 08.00-16.00 vardiyasında Peyzaj Müdürü, iç mekan elemanı 9 bahçe elemanı, B: 24.00-08.00 vardiyasında 2 sulamacı görev yapmaktadır.3.1.2.      Hafta başında Peyzaj mimarı tarafından Haftalık Çalışma Çizelgesi hazırlanarak görev dağılımı yapılır.3.1.3.      Hergün …………… yeşil alanlarında genel bir mıntıka temizliği yapılır.(dal,pür,çöp vb.)3.1.4.      Mevsimlik bitki yatakları çapalanarak bitkinin toprağı havalandırılır ve yataklarda bulunan yabancı otlar temizlenir.3.1.5.      Çim alanlarda kesim yapılmadan öncealan içerisindeki yabancı maddeler(taş,dal vb.)makinenin bıçağını bozmaması için toplanır.Makine çalıştırılmadan önce bıçaklarının durumu,motorun yağı benzin olup olmadığı kontrol edilir.Bu kontrolden sonra alanlarda çim kesilmeye başlanır.3.1.6.      Yaz aylarında  bahçe sulaması gece yapılır. Sulamanın gece hangi saatlerde yapılacağı haftalık olarak Teknik servise

Haftalık Sulama Programı ile bildirilir.Sulamayı yapacak olan personel ilk önce depoların su durumunu kontrol eder.Sulamayı yaptığı bölgelerdeki sulama sisteminin çalışıp çalışmadığını(springlerin,damla sulamanın)takip eder.Sulama yapamadığı yerleri Sulama takip kartına işleyip üstüne bildirerek işin tamamlanmasını sağlar.3.1.7.      İç mekanlarda  yer alan bitkilerin bakımı müşterinin yoğun olmadığı zamanlarda  gerçekleştirilir.Müşteri odalarının balkonlarında yer alan saksılı bitkilere bakım yapmak için odalara  H/K  departmanının elemanları ile birlikte  girilir.3.1.8.      Otel içerisinde ve dışarısında yer alan bitkiler için ilaçlama yapılacağı zaman Önbüro departmanına,F&B ve H/K departmanına önceden haber verilir.

3.2.           

Sezonluk işler3.2.1.      Bitkilerin şekil ve gençleştirme budamaları kış aylarında yapılır.3.2.2.      Seralarda mevsimine uygun olarak çiçek,yer örtücü,kesme çiçek,iç mekan bitkisi ve dış mekan bitkisi üretimi,bakımı yapılır.Üretilen bitkiler

Bitki Üretim Kartına işlenir.3.2.3.      Yaz ve kış sezon başlangıcında çim alanların yenilenmesi.

3.3.           
Futbol sahaları:3.3.1. Hotel tarafından kiralanan futbol sahalarının tesviyesi,çim ekimi ve bakımı gerçekleştirilir. 

4.0.İLGİLİ DÖKÜMANLAR

4.1.      PEY-F01/P01             Haftalık Sulama Programı

4.2.      PEY-F02/P01             Sulama Kartı

4.3.      PEY-F03/P01             Üretim Kartı

4.4.      PE

1.      AMAÇ: Bu prosedürün amacı, …………………….. sunulan hizmetlerde ortaya çıkacak uygunsuzlukların düzeltilmesi ve yinelenmemesi için yapılacak çalışmaların yöntemini belirlemektir.

2.      KAPSAM: Bu prosedür  tüm birimleri kapsar.

3. TANIMLAR:DÜZELTİCİ FAALİYET : Mevcut uygunsuzlukların meydana geliş sebeplerini, bir başka deyişle hata kaynaklarını ortadan kaldırmak için alınan önlemlere yönelik faaliyetlerdir. Örneğin, prosedür revizyon ihtiyacı, yeni prosedür ihtiyacı, prosedüre aykırı bir durumun hemen giderilmesi vb. gibi

ÖNLEYİCİ FAALİYET: Mevcut yada potansiyel  uygunsuzlukları kaynağında yok ederek bir daha oluşmamasını sağlamak amacı ile yapılan faaliyetlerdir.Örneğin, eğitim, periyodik bakım, dezenfeksiyon vb. gibi

DÖFİF: Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu

4. PROSEDÜR AKIŞI:“Uygun Olmayan Hizmetin Tespiti Prosedürü” nde belirtildiği şekilde kayıt ve kontrol altına alınan uygunsuzluklar aşağıdaki yöntem kapsamında düzeltilir.Uygunsuzluğun düzeltilmesinden ve sebebinin tümüyle ortadan kaldırılmasından, uygunsuzluğun tespit edildiği birim sorumlusu sorumludur.

4.1. Nedenlerin Tespiti                           Uygunsuzluklar, “Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu (DÖFİF)“ na kaydedildikten sonra, ilgili birim sorumlusu, uygunsuzluğun hemen giderilmesini sağlar. Ancak uygunsuzluk giderilse bile birim sorumlusu; söz konusu uygunsuzluğun nedenlerini tespit etmek amacı ile  birim ile toplantı yapar. Yapılan toplantı sonucuna göre ilgili Birim Sorumlusu tarafından Düzeltici Faaliyet Planı hazırlanarak DÖFİF’ na kaydedilir ve Kalite Yönetim Birimine bildirilir. Düzeltici Faaliyet Planında belirtilen çalışmalar, Toplam Kalite Yönetimi (TKY) doğrultusunda; (Süreç yönetimi ve iyileştirme, veri toplama ve analiz, problem çözme teknikleri ve benzeri yöntemler) gerçekleştirilir.Uygunsuzluk nedeninin rast gele olup olmadığı, olağandışı bir durumdan mı  yoksa süreçten mi kaynaklandığının anlaşılabilmesi için bazı durumlarda uygunsuzluğun belli bir zaman diliminde kaç kez ortaya çıktığı birim tarafından yine problem çözme, veri toplama ve analiz yöntemleri ile izlenebilir

.4.2. Düzeltici  ve Önleyici Faaliyetler4.2.1. Uygunsuzluğun Giderilmesi (Düzeltici Faaliyet)             Uygunsuzluğun giderilmesi için oluşturulan “grup” tarafından, yukarıda açıklandığı biçimde gerekli tüm analizler ve tespitler yapıldıktan sonra elde edilen objektif veriler doğrultusunda düzeltmeler yapılır. Yapılan uygunsuzluk giderici düzeltmenin uygunsuzluğu giderip gideremediği Birim Sorumlusu tarafından izlenir ve  Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından denetlenir. Alınan önlemler uygunsuzluğu ortadan kaldıramadı ise ya da başka uygunsuzluklara neden oldu ise Birim Sorumlusu bunları kaydeder ve gerekirse birimi ile toplantı yaparak çalışmayı yeniden başlatır. Düzeltici faaliyetlerin sonucu başka birimleri ilgilendiriyor ise ilgili birim tarafından belirlenen bir kişi bu çalışmalara dahil edilir.

4.2.2. Tekrarlanmaması İçin Gerekenlerin Yapılması (Önleyici Faaliyetler)Uygunsuzluk giderici önlemler, yerinde uygulama sonucu doğrulandıktan sonra uygunsuzluğun bir daha tekrarlanmamasının sağlanması gerekmektedir. İlgili Birim Sorumlusu, birimi ile beraber söz konusu uygunsuzluğun tekrarlanmaması için gerekli tüm alt yapı değişikliğinden (eğitim, eksik dokümantasyonun tamamlanması, revizyonu, ekipman/personel alımı, iş akışının değişmesi, yeniden hizmet tasarımı v.b. faaliyetler) sorumludur. Alınan önlemlerin yeterli olması ve uygunsuzluğun giderilmesi halinde, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “DÖFİF” onaylanarak kapatılır. “DÖFİF”” nda belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş sayılmaz. Düzeltici faaliyetlerin yeterli olmadığı durumlarda söz konusu kişiler ek önlemler isteyebilir.

4.3. Düzeltilmiş Faaliyetin Uygulamaya Konulması Gerekli alt yapı değişiklikleri gerçekleştikten sonra düzeltilmiş faaliyet uygulamaya konulur. Uygunsuzluğun giderilip giderilmediğinin tümüyle anlaşılabilmesi için bazı durumlarda Birim Sorumlusı deneme süresi uygulayabilir. Deneme süresi sonunda ortaya çıkabilecek diğer sorunların giderilebilmesi için yine yukarıda bahsedilen yöntem ve teknikler kullanılabilir. Deneme süresinin sonunda, hatalardan arındırılmış faaliyetler ilgili birim tarafından uygulamaya konulur.Ortaya çıkabilecek yeni düzeltmeler için, ilgili dokümanlarda revizyon veya yeni prosedür yada talimat hazırlanması gerekebilir.

4.4. Kayıtların  TutulmasıUygunsuzluğun tekrarlanmaması için gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler ile alınan önlemlerin tümü “DÖFİF” na kaydedilir ve bu kayıtların bir nüshası ilgili Birim Sorumlusu tarafından muhafaza edilirken, bir kopyası da Kalite Yönetim Birimi’ ne gönderilir. “DÖFİF” in üzerinde varsa, uygunsuzluğun saptanmasında esas alınan dokümanın adı yazılır. Ancak uygunsuzluk konusu ile ilgili herhangi bir doküman olmaması halinde ilgili bölüm boş bırakılarak sadece “uygunsuzluğun tanımı”  yazılır.Düzeltici Faaliyet Planının yer aldığı bölüm ilgili Birim Sorumlusu tarafından uygunsuzluğun tespit edildiği anda ya da en geç iki gün içerisinde doldurulur ve Planın tamamlanma tarihi yine Birim Sorumlusu tarafından belirtilir. Belirlenen tarih Kalite Yönetim Temsilcisinin istemi doğrultusunda değiştirilebilir. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Düzeltici Önleyici Faaliyet İzlem Tablosu” ile “DÖFİF” larının  takibi yapılır.

5. İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.1.      KYB-P03              Uygun Olmayan Hizmetin Tespiti Prosedürü

5.2.     KYB-F01/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstek Formu ( DÖFİF )

5.3.           KYB-F02/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formları İzleme Tablosu

 

1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ………………………..    İç denetim çalışmalarının yapılmasına ilişkin yetki, sorumluluk ve yöntemleri tanımlamaktır.

2. KAPSAM: Bu prosedür  tüm birimleri  kapsar.

3. TANIMLAR:

3.1.  Kalite Denetimi

Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçlarının, planlanmış olan düzenlemelere uygun olup olmadığına, bu düzenlemelerin etkinliğine ve hedeflere uygunluğuna dair tarafsız ve nesnel kanıtların ortaya çıkarılması, varsa uygunsuzlukların iyileştirilmesinin ve tekrarının önlenmesinin sağlanmasıdır. Amacı “Suçlu aramak değil, sistemdeki eksiklikleri ve hataları tespit ederek giderilmesini sağlamaktır.”

3.2. İşletme  İçi Kalite Sistem Denetimi:….’ nın kalite sisteminin etkinliği ve yeterliliğinin gözlenmesi amacı ile, mevcut yazılı standartlar, prosedürler, talimatlar, yönetmelikler, yasal gereklilikler, iş akış şemaları ve formlar gibi dokümanların, kuruluşun kalite sistemine göre yeterliliği, uygulanma derecesi ve etkinliğinin belirlenmesi ve bu hususlar doğrultusunda nesnel veriler bulunması, zayıf noktaların tespiti ve uygunsuzlukların nesnel bulgularla tanımlanması için, Kalite Sistem Denetçileri ve İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, planlanarak ve dokümante edilerek gerçekleştirilen inceleme ve değerlendirme çalışmalarıdır.

3.3. İç Kalite Denetim Sorumlusu Bir denetim çalışmasını kuruluş veya birim çapında organize eden, yöneten, raporlayan ve alınan düzeltici önlemleri değerlendiren, bu amaçla yetkilendirilmiş personelimizdir.

3.4. Kalite Sistem Denetçisi:Denetimi yapılan planlamalar doğrultusunda gerçekleştirmek amacı ile yetkilendirilmiş personelimizdir. Denetçiler, Kalite sisteminin temel yaklaşımlarını bilen personel arasından seçilmiş olup, denetçi eğitimini başarı ile tamamlamışlardır. Denetçilerin görevlendirilmelerinde tarafsızlık esas alınmıştır.

3.5. Uygunsuzluk: Kalite sistem gereklilikleri nedeni ile, önceden belirlenmiş olan kalite kriterleri veya kalite sistemine yönelik prosedür, talimat, yönetmelik ya da yasal gerekliliklerden, bir veya birden fazlasının eksik ya da hiç olmaması durumuna denir.

3.6. Düzeltici Faaliyet:

Mevcut uygunsuzlukların meydana geliş sebeplerini, bir başka deyişle hata kaynaklarını ortadan kaldırmak için alınan önlemlere yönelik faaliyetlerdir. Örneğin;  prosedür revizyon ihtiyacı, yeni prosedür ihtiyacı, prosedüre aykırı bir durumun hemen giderilmesi vb. gibi.

Denetim süresince saptanan uygunsuzlukların düzeltilmesi için kalite denetçilerinin talep ettiği düzeltici faaliyetler, birim sorumlusu tarafından düzeltici faaliyet planı ve uygulama tarihi verilmek sureti ile kararlaştırılır ve “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü” doğrultusunda gerçekleştirilir.

4. SORUMLULAR : Bu prosedürün uygulanmasından KYT, İç kalite Denetim Sorumlusu, Kalite Sistem Denetçileri, Birim Sorumluları ve Üst Yönetim sorumludur.

5. PROSEDÜR AKIŞI

5.1. Planlama ve Hazırlık Safhası

5.1.1. Planlama:      Her yıl için, ……….’ daki ilgili tüm faaliyet alanlarını içeren “…. Yılı Denetim Planı”, Kalite Sistem Denetçilerinin önerileri doğrultusunda İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından hazırlanır ve Kalite Yönetim Temsilcisi’ nin onayından sonra yürürlüğe girer. Ayrıca, iç ve dış müşteri şikayetleri, hizmet sunumunda çıkan problemler veya Üst Yönetimin  talebi üzerine “…… Yılı Denetim Planı” nda bulunmayan denetimler yapılabilir. “….. Yılı Denetim Planı” haricinde yukarıda belirtilen gereklilikler doğrultusunda bir denetleme faaliyetinin gerçekleştirilebileceği göz önünde bulundurularak “….. Yılı Denetim Planı” revizyona açık olacak şekilde hazırlanır. Hazırlanan “….. Yılı Denetim Planı” nın aslı İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından Üst Yönetimin onayı alındıktan sonra İç Denetim Dosyasında muhafaza edilir. “….. Yılı Denetim Planı” nı Kalite Sistem Denetçilerine, birim sorumlularına, Üst Yönetime, İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından mail atılır. Değişiklik gerektiği zaman güncelliği sağlamak amacı ile, İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından ilgili kişi ya da birimlere, yeni revize edilmiş olan plan, maille gönderilir. Aslı ise İPTAL kaşesi basılarak iç denetim dosyasında muhafaza edilir.

5.1.2. Hazırlık:“….. Yılı Denetim Planı” paralelinde, yapılacak olan denetimlerden en az bir hafta öncesinden Kalite Sistem Denetçileri tarafından hazırlık yapılır. Hazırlık safhasında öncelikle denetimde kullanılan referans dokümanlar belirlenerek,  bu referans dokümanlar doğrultusunda  “İç Denetim Soru Listesi“ Kalite Sistem Denetçileri tarafından hazırlanır. Denetimde Kullanılan Referans Dokümanlar ve İç Denetim Soru Listesinin hazırlığı aşağıda açıklanmıştır.

a) Denetimde Kullanılan Referans DokümanlarDenetimlerde, kalite sistem dokümantasyonunu oluşturan standartlar, kalite sistemine yönelik prosedür ve talimatlar ile birimlerin kendi işleyişine yönelik prosedür ve talimatlar, kuruluştaki yönetmelikler ve yasal gereklilikler, bir önceki denetim için hazırlanmış olan İç Denetim Soru Listesi, düzenlenmiş olan Düzeltici Faaliyet İstemleri ile ilgili formlar ve bir önceki denetim raporu referans olarak kullanılır.

b) İç Denetim Soru Listesinin Hazırlığı:Hazırlanan “Soru listeleri” referans dokümanlar ile uyumlu olarak Kalite Sistem Denetçileri tarafından hazırlanır. Birimlerin kapsamına göre soru sayısı farklı olabilir. Ayrıca denetim sırasında soru listesinde olmadığı halde sisteme yönelik olarak gözlemlenen aksaklıklar için, gerekirse listeye soru ilave edilebilir.Birimler ile ilgili soruların neler olabileceği tespit edildikten sonra, listeye  soru listesindeki, Evet (E), Hayır (H), Kısmen (K) sütunlarına uyumlu olacak şekilde yazılır. (Örneğin; Prosedür ve Talimatların yeri çalışanlarca biliniyor mu?, Dokümanlar kolayca ulaşılabilecek bir yerde muhafaza ediliyor mu? v.b. gibi)Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra soru listeleri Kalite Sistem Denetçileri tarafından İç Kalite Denetim Sorumlusu’ na onay için sunulur. İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından” İç Denetim Soru Listesi” kontrol edilerek varsa gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra onaylanır.

Denetim tarihi, Kalite Sistem Denetçisi(leri) tarafından, ilgili Birim Sorumlusuna bildirilir.  Birim Sorumlusunun denetim tarih ve saatini onaylamaması halinde, bildirilen tarihi takip eden bir hafta içerisinde uygun bir gün belirlemesi sağlanır.

Daha sonra belirlenen tarihten en az 2 gün önce, denetimde esas alınacak soru listesinin bir kopyası, Kalite Sistem Denetçileri tarafından ilgili birim sorumlusuna iletilir ve çalışanlara duyurması sağlanır.

5.2. Denetim Safhası

5.2.1. Ön Görüşme:Belirtilen tarih ve saatte denetlenecek Birim Sorumlusu ve denetime eşlik eden diğer personelin de katılacağı bir ön görüşme yapılır. Bu görüşmede denetimin kapsamı, nasıl yürütüleceği, hangi alanların gezileceği, gizlilik ilkesi, güvenlik açısından girilmesinde sakıncalı yerler olup olmadığı, uygunsuzluk tanımı, varsa ara toplantı zamanı, denetimin süresi ve belli ise kimlerle görüşüleceği Kalite Sistem Denetçileri tarafından açıklanır ve planın her iki taraf için uygunluğu sağlanır. Ön görüşmeyi Kalite denetçileri yönlendirir ve 10-15 dakika ile sınırlıdır. Denetim esnasında varsa rehberlik edecek olan personel yine Birim Sorumlusu tarafından ön görüşme esnasında belirlenir.

5.2.2. Denetimin Gerçekleştirilmesi: Kalite Sistem Denetçileri soru listesi doğrultusunda denetimi gerçekleştirirler. Pozitif  ya da negatif bulgularla sonuçlanan sorular için ilgili soruların karşısına check ( Ö ) işareti konur.  Yapılan gözlem ve bulgulara dayanarak tespit edilen uygunsuzluklar ve pozitif bulgularla ilgili nesnel veriler “İç Denetim Soru Listesi”nde her sorunun karşısındaki açıklamalar bölümüne kayıt edilir. (Örneğin; Prosedür ve Talimatlar görüldü, ISO 9001:2000 dosyası bulunamadı ya da dosya içerisinde yazılı olarak tanımlanmış Görev Yetki ve Sorumluluklar yok şeklinde not edilebilir.)Uygunsuzluğun saptanması ve “DÖFİF (Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu)” yazılması durumunda, soru listesindeki ilgili sorunun karşısına gerekli açıklama yazıldıktan sonra DÖFİF numarası (DÖFİF 1, DÖFİF 2 gibi)  yazılır.

5.2.3. Kapanış Görüşmesi ve Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formlarının Düzenlenmesi:Denetim sonunda denetime katılanlarla kapanış toplantısı yapılır. Toplantıyı Kalite Sistem Denetçisi yönetir. Bu toplantıda, denetim sonuçları ve saptanan uygunsuzluklar ile ilgili olarak, ilgili Birimin Sorumlusuna bilgi verilir ve DÖFİF’ in ilgili yerleri Birim Sorumlusu ile birlikte doldurulur. Sürenin yetmemesi halinde, çıkan uygunsuzluklar ile ilgili olarak Birim Sorumlusu ile görüş birliğine varıldıktan sonra, formlar ilgili Kalite Sistem Denetçileri tarafından tamamlanır ve denetimi takiben en geç iki gün içerisinde ilgili Birim Sorumlusuna iletilir.Düzenlenen DÖFİF’ deki “Düzeltici Önleyici Faaliyet Planı” ve “Planlanan Tamamlanma Tarihi” b
ölümü, Birim Sorumlusu tarafından doldurulur.Denetim sırasında saptanan her uygunsuzluk için bir adet DÖFİF, iki nüsha olarak doldurulur. DÖFİF’ in bir nüshası Kalite Sistem Denetçisi tarafından uygunsuzluk doğrulanana kadar muhafaza edilirken diğer nüsha, Birim Sorumlusu tarafından İç Denetim dosyasında muhafaza edilir. Kalite Sistem Denetçileri tarafından düzenlenen DÖFİF’ ler numaraları ile
3 nüsha olarak “DÖFİF İzlem Tablosu” na kaydedilir. DÖFİF İzlem Tablosunun bir kopyası Kalite Sistem Denetçileri tarafından muhafaza edilirken bir kopyası Birim Sorumlusuna, aslı ise, İç Kalite Denetim Sorumlusu’ na Kalite Sistem Denetçileri tarafından teslim edilir.“Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formları” ilgili Birim Sorumlusu ve Kalite denetçileri tarafından imzalanır.

5.3. Raporlama Safhası5.3.1. “İç Denetim Raporu” Kalite Sistem Denetçileri tarafından aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde denetim gününde ya da en geç denetimi takip eden iki gün içerisinde hazırlanır.

5.3.2. “İç Denetim Raporu” yukarıda belirtildiği şekilde hazırlandıktan sonra; hem Kalite Sistem Denetçileri tarafından hem de Birim Sorumlusu tarafından karşılıklı imzalanarak rapor tamamlanır.

5.3.3. Kalite Sistem denetçileri tarafından, tamamlanmış olan İç Denetim Raporu’nun ve Soru Listeleri’nin aslı, İç Kalite Denetim Sorumlusu na teslim edilir. İç Denetim Raporları, kalite sistem denetçileri ve ilgili birim sorumlusu tarafından, İç Denetim Dosyalarında muhafaza edilir.

5.4. Düzeltici faaliyetlerin doğrulanması, izlenmesi ve DÖFİF’lerin muhafazası

5.4.1. DÖFİF’ te belirtilen planın tamamlanma tarihinde, uygunsuzluğun ortadan kalkması halinde DÖFİF’ in her iki nüshası da, ilgili Kalite Sistem Denetçisi tarafından onaylanır ve bir nüsha ilgili birim sorumlusuna bırakılarak ilgili birimin İç Denetim dosyasında muhafaza edilir. DÖFİF’ in diğer nüshasının bir kopyası kalite sistem denetçisi tarafından alınarak denetçilerin kendi iç denetim dosyasında muhafaza edilir, aslı ise İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, Kalite yönetim biriminde bulunan İç Denetim Dosyasında ilgili birimin adına ayrılmış bölümde muhafaza edilir. “DÖFİF İzlem Tablosu”  da aynı şekilde iç denetim dosyalarında muhafaza edilir.

5.4.2. Kalite yönetim temsilcisi, uygunsuzluğun tekrarlanmaması için alınan önlemleri gerekirse önceden bildirmeksizin tekrar denetleyebilir.

5.4.3. İç Kalite Denetim Sorumlusu ve Kalite Sistem Denetçileri tarafından “DÖFİF İzlem Tablosu” aracılığı ile hangi hataların giderildiği, hangilerinin giderilmediği  ve yeni termin tarihleri topluca izlenir.

5.5. Yönetime Rapor Sunumu

 

5.5.1. İç Denetim Sonucunda elde edilen bulgular, sistemin mevcut durumu hakkındaki genel görüşler ve tüm birimler bazında tespit edilen uygunsuzluklar  “………Yılı Kalite Sistem Değerlendirme” formu, İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında sunulur.  5.5.2. Denetimlerde Tespit edilen uygunsuzlukların, acil olarak Üst Yönetimin  desteği ile giderilmesi gerekiyor ise; İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, gözden geçirme toplantıları haricinde yazılı olarak Üst Yönetimi bilgilendirilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

6.1.    KYB-P04                                Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü          6.2.     KYB-F01/P05                       İç Denetim Soru Listesi

6.3.       KYB-F02/P05                                                  ….. Yılı Denetim Planı

6.3.        KYB-F03/P05                  
                  İç Denetim Raporu

6.4.        KYB-F04/P05                         ………Yılı Kalite Sistem Değerlendirme Formu

6.5.        KYB-F01/P04                        Düzeltici Önleyici  Faaliyet İstem Formu (DÖFİF) 6.6.        KYB-F02/P04                                    DÖFİF İzlem Tablosu

    

1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ……………….. sunulan hizmetlerde ortaya çıkacak uygunsuzlukların tespiti ve kontrol altında tutulması için bir yöntem belirlemektir.2. KAPSAM: Bu talimat işletme  içindeki tüm birimleri kapsar.3. TANIMLAR:Uygunsuzluk: Yapılmakta olan işlerin ilgili prosedür ve talimatlara uygun olmaması, Gerekli prosedür ve talimatların bulunmaması veya prosedürlerin uygulamaya uygun olmaması, İç ve dış kalite tetkikleri sonucunda ortaya  çıkan eksik ve yanlışlar ile Misafir ve iç müşteri şikayetleri gibi sunulan hizmetin önceden belirlenen kalite sistemi eleman ve kriterlerinden sapması  olarak tanımlanmaktadır.DÖFİF: Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu4. PROSEDÜR AKIŞI4.1. Uygunsuzluğun  tespiti Uygunsuzluk tespiti 4 şekilde gerçekleştirilebilir;4.1.1.     Çalışanlar tarafından uygunsuzluk tespiti; Tüm çalışanlar hizmet alım ya da sunumları sırasında karşılaştıkları; prosedür, talimat ya da kalite sistemine aykırı durumlarda bireysel/birim olarak uygunsuzluk tespitinde bulunabilirler. 4.1.2.     İç Denetimler ile uygunsuzluk tespiti; Kalite Denetçileri, “İç Denetim Prosedürü“ doğrultusunda gerçekleştirdikleri denetimler ile uygunsuzluk tespitinde bulunabilirler. 4.1.3.     5. Misafir şikayetleri ile uygunsuzluk tespiti; Misafir şikayetleri doğrultusunda uygunsuzluk tespiti ise; “Misafir İlişkileri Genel İşleyiş  Prosedürü” doğrultusunda gerçekleştirilir. 4.1.4.     İç Müşteri Anketleri ile uygunsuzluk tespiti; İç müşteri anketlerinin Personel Birimi tarafından değerlendirilmesi sonucunda uygunsuzluk tespiti gerçekleştirilir.4.2. Uygunsuzluğun hemen düzeltilmesi Uygunsuzlukların tespit edildiği anda uygunsuzluğun kaynaklandığı ilgili birim tarafından, hizmetin aksamaması için kısa sürede yapılabilecek olası pratik çözümlerle yerinde derhal düzeltilmesi esastır. Ancak, uygunsuzluğun hemen düzeltilmesi mümkün olsa bile “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü“ nde belirtilen hususlar göz önünde bulundurulur. 4.3. Uygunsuzluğun kayıt altına alınması, numaralandırılması ve izlenmesi           Uygunsuzluk kaydı, uygunsuzluğu tespit eden kişi tarafından 2 nüsha olarak “Düzeltici Önleyici Faaliyet İstek Formu (DÖFİF)“ na kaydedilir. Bu formda uygunsuzluk tanımı açık bir dille ifade edilir ve uygunsuzluğun tespit edildiği tarih belirtilerek  form, düzeltici faaliyet planın hazırlanması için  uygunsuzluk ile ilgili Birim Sorumlusuna tespit eden kişi tarafından imzalattırılır. Uygunsuzluğun sorumluluğunu alan Birim Sorumlusuna tarafından iç denetim dosyasında bulunan “Düzeltici Önleyici Faaliyet  İzlem Tablosu” ndaki en son numara verilerek kayıt altına alındıktan sonra DÖFİF’ in bir nüshası muhafaza edilir. DÖFİF’ in diğer nüshası ise tespit eden tarafından aynı gün içerisinde Kalite Yönetim Birimine verilir.  Kalite Yönetim Birimi tarafından DÖFİF üzerindeki numara ilgili birimin “Düzeltici Önleyici Faaliyet İzlem Tablosu” na kaydedilir.  DÖFİF’ te belirtilmesi gereken “Düzeltici Önleyici  Faaliyet Planı” ve “Planın Tamamlanma Tarihi”, ilgili Birim Sorumlusu tarafından en geç iki gün içerisinde hazırlanarak Kalite Yönetim Birimi’ ne bildirilir. “DÖFİF” in izlenmesi ve
sonuçlarının uygunsuzluğu bildiren kişi ya da birime bildirilmesi sorumluluğu Kalite Yönetim Birimindedir. 4.4. Uygunsuzluğun giderilmesi Kaydedilerek kontrol altına alınan uygunsuzluklar “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü“ doğrultusunda düzeltilir ve bir daha tekrarlanmaması sağlanır.  5. İLGİLİ DOKÜMANLAR5.1.           KYB-F01/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstek Formu ( DÖFİF )5.2.           KYB-F02/P04      Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formları İzleme Tablosu5.3.           KYB-P04              Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü5.4.           KYB-P05              İç Denetim Prosedürü5.5.           GR-P01               Misafir İlişkileri Genel İşleyiş  Prosedürü 

 

1.   AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ………  kalite yönetim sisteminin etkili olarak işlemesi amacıyla tutulan kalite kayıtlarının tanımlanması, dosyalanması, arşivlenmesi ve elden çıkarılması için bir sistem tanımlamaktır.1.

2. KAPSAM: Bu prosedür, tüm departmanları kapsar.

3. TANIMLAR:Kalite/HACCP Kayıtları: Prosedürlerin uygulanması sırasında kullanılan, sistemin geriye dönük incelemelerinde kullanılabilme özelliğine sahip olan, bölümler tarafından muhafaza edilmesi ve arşivlenmesi gereken dokümanlara denir. Hangi dokümanların kalite kaydı olduğu “Kalite Kayıtları Listesi” nde belirtilmiştir

.4. PROSEDÜR AKIŞI

4.1. Kayıtların Tanımlanması, Muhafazası

4.1.1         Kalite/HACCP Konseyi Toplantı Kayıtları; Toplantılara ilişkin tüm kayıtlar Kalite Yönetim/ HACCP Yönetim Temsilcisi tarafından “Kalite Konseyi/HACCP Konseyi Toplantı Dosyası” nda saklanır ve  süre sonunda  imha edilir.

4.1.2         Yönetim Gözden Geçirme Toplantısına Yönelik Kayıtlar; Yönetim Gözden Geçirme toplantılarına yönelik kayıtlar; toplantı tutanakları, raporlar ve eylem kararlarının yazılı dokümanları Kalite Yönetim Birimi tarafından Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Dosyasında muhafaza edilir. Yılını doldurmuş kayıtlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından gözden geçirilir, gerekli olanlar tekrar muhafaza edilir, diğerleri Dokümantasyon Sorumlusu tarafından imha edilir.

4.1.3         Eğitim Kayıtları; Eğitim Prosedüründe belirtilen Eğitim İhtiyacını Belirleme Formu, Eğitim Planı, Eğitim Çağrı Formu, Eğitim Kayıt Formu, Personel Eğitim İzleme Kartı, Eğitim Değerlendirme Formu Personel Departmanı tarafından muhafaza edilir.

4.1.4         Sözleşmenin Gözden Geçirilmesine Yönelik Kayıtlar; Protokol ve kontratlar Satış Müdürü tarafından muhafaza edilir.

4.1.5         Yazışmalara Yönelik Kayıtlar; Yapılan tüm yazışmalar (Memorandum, Bilgi Aktarma, Dış Yazışmalar)  kendi dosyasında Yönetici Sekreter tarafından muhafaza edilir.

4.1.6         Ön Büro işleyişine yönelik kayıtlar; “Ön Büro Süreç Akışı” ve ön büro departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Ön Büro Departmanı tarafından muhafaza edilmektedir.

4.1.7         Housekeeping işleyişine yönelik kayıtlar; “Housekeeping Süreç Akışı” ve Housekeeping Departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Housekeeping Departmanı tarafından muhafaza edilmektedir.

4.1.8         Misafir Şikayetlerine Yönelik Kayıtlar; Günlük Rapor, Anket Raporu Misafir Şikayet Formu Guest Relations tarafından muhafaza edilir.

4.1.9         Mutfak işleyişine yönelik kayıtlar; “Mutfak İşleyişi Süreç Akışı” ve mutfaktan yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Aşçıbaşı tarafından muhafaza edilmektedir.

4.1.10     F&B işleyişine yönelik kayıtlar; “F&B Günlük Süreç Akışı” ve yiyecek içecek departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar F&B Müdürü tarafından muhafaza edilir.

4.1.11     Güvenlik işleyişine yönelik kayıtlar; Güvenlik Departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Güvenlik Müdürü tarafından muhafaza edilir

.4.1.12     Animasyon işleyişine yönelik kayıtlar; Eğlence Departmanından yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar Eğlence Müdürü tarafından muhafaza edilir.

4.1.13     HACCP Kayıtları : HACCP Yönetim Birimi tarafından  yayınlanan prosedür ve talimatlara yönelik formlar  HACCP Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir.

4.1.14     Uygunsuzluk Kayıtları; Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu  ve DÖFİF İzlem Tablosu KYB, ilgili departman sorumluları tarafından muhafaza edilir.

4.1.15     İç Denetim Kayıtları; Bu prosedürde bahsedilen “………. Yılı Denetim Planı,  Soru Listesi, İç Denetim Raporu, ………Yılı Kalite Sistem Değerlendirme Formu Kalite Yönetim Birimi, Kalite Sistem Denetçileri ve ilgili Departman Sorumluları tarafından muhafaza edilir.

4.1.16     İstatistiksel Kayıtlar; “Ölçme ve İyileştirme Prosedürü” doğrultusunda hazırlanan Sürekli İyileştirme Planı, raporlar ve veriler KYT tarafından Yönetim Gözden Geçirme Dosyasında muhafaza edilir.

4.1.17     Tedarikçi Değerlendirmesine Yönelik Kayıtlar; Satınalma Müdürü tarafından “Onaylı Tedarikçi Listesi” ve “Tedarikçi Değerlendirme Formu” Tedarikçi Değerlendirme dosyasında muhafaza edilir.Bakım Onarım ve Kalibrasyon Kayıtları; Bakım Onarım kayıtları;Makine ve Ekipman Listesi,            Bakım Planı, Periyodik Bakım Kartı, Arıza Talep Fişi, Arıza Kayıt Formu Kalibrasyon kayıtları; Kalibrasyon Planı, Ölçüm Cihazlarının Listesi, Gönderilen Cihazlar Listesi, İç Kalibrasyon Raporu Teknik Birim tarafından muhafaza edilir.

4.1.18     Doküman ve Veri Kontrolüne Yönelik Kayıtlar; Taslak dokümanlar Taslak Dokümanlar Dosyasında , Orijinal Dokümanlar Prosedür, Talimat, Form, GYS Dosyalarında ve İptal edilen dokümanlar İptal Dosyası’ nda Dokümantasyon Sorumlusu tarafından saklanır.

4.2. Kayıtların Korunması ve Elden ÇıkarılmasıKalite kayıtları silinmez yazım aracı ile (bilgisayar yazılımı, tükenmez kalemi dolma kalem vb.) okunaklı olarak yazılmaktadır. Kalite kayıtlarının yanlış yazılması durumunda üstü çizilerek yanına doğrusu yazılır. Kalite kayıtlarının bulunduğu yerler, saklama süreleri muhafazasından sorumlu olan kişiler “Kalite Kayıtları Listesi” nde tanımlanmıştır. Kalite kayıtları, çevre şartlarına bağlı olarak meydana gelebilecek hasar, kayıp ve bozulmalar dikkate alınarak belirli bir mantığa (tarih, bölüm ..vb) uygun olarak dosyalanır. Birimlerde dosyalama süresi dolan kayıtlar arşive gönderilir. Dosyalar eğer rafda muhafaza edilecekse arşive konmadan önce  A4 kağıdı üzerine içeriği yazılır ve dosyalar raflara konur. Eğer koli içerisinde muhafaza edilecekse koli üzerine A4 kağıdına dosyaların içeriği yazılır. Süresi dolmuş kalite kayıtları arşiv sorumlusu tarafından en yakın kağıt fabrikasına BELEDİYE ÇÖP FABRİKASINA  gönderilir. Bilgisayar ortamında bulunan kayıtların back-upları her ay sonunda yapılarak muhafaza edilir.

5.  İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.2. KYB-F02/P07                      Kalite Kayıtları Listesi

 

1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ……………………………    kalite/HACCP sistemine yönelik dokümanlarının hazırlanması, onaylanması, yürürlüğe konması, revizyonu, kontrolü ve dağıtımı ile ilgili yöntemlerin belirlenmesidir. 

2.      KAPSAM: Bu prosedür tüm bölümleri kapsar. 

3. TANIMLAR: 3

3.1. KYT: Kalite Yönetim Temsilcisi

3.2.HYTHACCP Yönetim Temsilcis

3.3. KYB: Kalite Yönetim Birimi

3.5. Prosedür: Kalite ve HACCP sistemini  etkileyen tüm etkinliklerin nerede, kim tarafından, nasıl ve ne zaman yürütüleceğini ve gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini açıklayan yazılı dokümanlardır.

3.4. Talimat: Bir işin basamaklarının nasıl yapılacağını ayrıntılarıyla anlatan kısa, basit, anlaşılabilir yazılı dokümanlardır.

3.6. Revizyon: Hazırlanmış olan prosedür, talimat, ya da formlardaki her hangi bir uygunsuzluğun giderilmesi ya da geliştirilmesi amacı ile yapılan değişikliklerdir.

3.7. Yardımcı/Destek Doküman: Kalite/HACCP Yönetim Sistemi’nde kullanılan ancak KYB/HYB tarafından hazırlanmayan, bir numara verilerek takibi yapılan teknik şartnameler, kullanım kılavuzları, kitap, dergi, periyodik vb. dokümanlardır.

4.  PROSEDÜR AKIŞI

4.1. İhtiyacın Belirlenmesi

Yapılan ya da yapılması planlanan işlere ait hazırlanması gereken dokümanların neler olacağı tüm çalışanlar tarafından  tespit edilebilir. Doküman hazırlığı ihtiyacı, ihtiyacı tespit eden tarafından KYB  ye iletilir. KYB/HYB ile ihtiyacı tespit eden kişiler ve prosedürün ilgilendirdiği diğer çalışanlar, bir toplantı yaparak ihtiyacın gerekliliğini görüşür ya da KYT/HYT bu kararı kendisi verir. İhtiyacın kabulü halinde dokümanların yazılmasına karar verilir.

4.2. Hazırlayacakların BelirlenmesiHazırlanacak dokümanların, kim(kimler) tarafından ve ne zamana kadar yazılacağı ilgili bölüm sorumlusu tarafından tespit edilir ve KYT/HYT’ ye bildirilir.

4.3.  Dokümanlar aşağıda belirlenen biçimlere uygun şekilde hazırlanır.

4.3.1. Prosedür Biçimi Düz yazı

1. AMAÇ: Prosedürün hazırlanmasındaki amaç belirtilir. Amaç açık ve kısa olmalıdır.

2.  KAPSAM: Prosedürün ilgilendirdiği bölümlerin belirtildiği kısımdır.

3. TANIMLAR: Prosedür içe
risinde kullanılan terim, kavram ve kısaltma varsa bunların açıklandığı kısımdır. Tanımlar kısmı gerektiğinde kullanılır.

4. SORUMLULAR: Prosedürün uygulanmasından sorumlu birim veya kişinin belirtildiği kısımdır. Sorumlular kısmı gerektiğinde kullanılır.

5. PROSEDÜR AKIŞI: Yapılan işin akış sırasına göre tanımlandığı, aktivitelerin ne zaman, nerede, hangi dokümanlar yardımıyla, nasıl ve kimler ile yapıldığının açıklandığı kısımdır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR: Prosedür akışında belirtilen dokümanların listelendiği kısımdır.

4.3.2. Prosedür Biçimi Akış Çizelgesi

1. AMAÇ: Prosedürün hazırlanmasındaki amaç belirtilir. Amaç açık ve kısa olmalıdır.

2.  KAPSAM: Prosedürün ilgilendirdiği bölümlerin belirtildiği kısımdır.

3. TANIMLAR: Prosedür içerisinde kullanılan terim, kavram ve kısaltma varsa bunların açıklandığı kısımdır. Tanımlar kısmı gerektiğinde kullanılır.

4. PROSEDÜR AKIŞI: Prosedür akışında, şemada kullanılacak simgelerin anlamları aşağıda verilmektedir: 

SORUMLULAR                                                                            

İLGİLİ DOKÜMAN

Başla/Bitiş       

Akışın Yönü

Faaliyet      

Karar Noktası                                                                                                                                                                                                                                          Stok 
Transfer                                                                                                                  
  Bekleme 

5. AÇIKLAMALAR: Faaliyet noktalarında açıklanamayan detay bilgilerin yer aldığı bölümdür. Gerektiğinde kullanılır.Talimatlar da tıpkı prosedürler gibi düz yazı ya da akış şeması halinde hazırlanır. Ancak bazı talimatlarda “ÖN ŞARTLAR” bölümüne ihtiyaç duyulabilir.

ÖN ŞARTLAR: İlgili işin yapılabilmesi için gereken malzeme ya da hazırlıklardır. Gerektiğinde bulunur.

4.4. Dokümanın Son Şeklinin Verilmesi:

4.5.1. Doküman Adı: Yayınlanacak dokümanın üzerinde dokümanın adı belirtilir.

4.5.2. Doküman No: Dokümanlara “Dokümanların  Numaralandırılması Talimatı” na göre numaralar verilir.

4.5.3. Yürürlük Tarihi: Dokümanın Kalite Yönetim Sistemi
kapsamında uygulamaya alındığı tarihtir.

4.5.4. Revizyon Durumu: Dokümanlarda yapılan revizyonların numarası ve tarihi belirtilir (Revizyon No/Revizyon Tarihi şeklinde). İlk kez yayınlanan dokümanın Revizyon numarası “0” dır.

4.5.5. Dokümanların sağ alt köşesinde sayfa no/ toplam sayfa no bulunur. Doküman KYB/HYB tarafından numarası ve tarihi verilip anlatıldığı şekilde hazırlanır ve onaya sunulur.

4.6. Dokümanların Onaylanması

Onay; hazırlayan ve karar vericiler tarafından gerçekleştirilir. Kalite sistem dokümanları en son KYTHYT ve Genel Müdür’ün onayını almadan yayınlanamaz.

4.7. Dokümanların Dağıtılması:

Doküman, hazırlayan ve onaylayanlar tarafından imzalandıktan sonra KYB tarafından kapsamında bilgisayar ortamında ortak kullanıma açılır.

KYB yürürlükteki dokümanların takibini her dokümanın kendi “Ana Liste” sine göre yapar.

Aşağıda sıralanan dokümanlar için ayrı ayrı “Ana Liste” tutulur.

–    Prosedürler

–    Talimatlar

–         Formlar

–         Görev Yetki ve Sorumluluklar

–     Yardımcı Dokümanlar

Bölümler kontrollü kopyalarını  KYB tarafından kendilerine verilen ve üzerinde “ISO 9001: 2000  yazılı sarı renkteki  klasörlerde, yıpranmayacak şekilde muhafaza ederler.

4.8.  Orijinal Dokümanların Muhafazası :

Orijinal dokümanlar KYB/HYB Birimlerinde Orijinal Prosedür, Talimat, Form ve Görev/Yetki/Sorumluluklar yazılı dosyalarda ayrı ayrı muhafaza edilir.

4.9.  Dokümanların Revizyonu :4.9.1. Prosedür ve Talimat Revizyonu;

Bölümlerden revizyon önerileri yazılı veya sözlü  olarak KYB’ ye gelir. Revizyon önerileri KYT/HYT tarafından değerlendirilerek revizyon talebinin geldiği bölüm ve kişilerin görüşleri de alınmak suretiyle revizyona gidilip gidilmeyeceğine karar verilir. Revizyonuna karar verilmiş dokümanların orijinal kopyaları, üzerine İPTAL kaşesi basılarak KYB tarafından “İPTAL DOKÜMANLAR” yazılı dosyaya kaldırılarak saklanır.  Birimlerdeki yada kişilerdeki dokümanlar “Doküman Dağıtım Listesi” doğrultusunda KYB tarafından geri alınır ve yırtılarak imha edilir.

Revize edilmiş yeni dokümanlar, bu prosedürün

4.7. maddesinde belirtildiği şekilde yeniden dağıtılır. Daha sonra ilgili dokümanın “Ana Liste” sine bu dokümanın revizyon durumu ve tarihi işlenir.

 4.9.2. Form Revizyonu;

Dokümanın içerisinde formun sadece adından bahsediliyor ise, ilgili formun bağlı olduğu dokümanın revizyonuna gerek yoktur. Bu durumda sadece form üzerinde revizyon durumunu gösteren bölüme, revizyon numarası yazılır.

Formların bağlı olduğu dokümanlarda form içeriğinden söz edildiğinde ise, ilgili formun bağlı olduğu dokümanın da revizyonu gerekir. Form revizyonu sonrasında prosedür ve talimat revizyonda yapılan işlemler tekrarlanır.

    5. İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.1. KYB -F01/P01              Dokümantasyon Planı

5.2. KYB -F02/P01              Taslak Doküman Takip Çizelgesi

5.3. KYB -F03/P01              Doküman Dağıtım Listesi

5.4. KYB -F04/P01              ………… Ana Liste

5.5. KYB-T01/P01                Dokümanların Numaralandırılması Talimatı

1.  AMAÇ:  …………………..yürütülen kalite yönetim faaliyetlerine standart bir yöntem belirlemektir.

2.  KAPSAM: Bu talimat kalite yönetim temsilciliğini  kapsar.

3.                TANIMLAR : Yoktur.

4.                SORUMLULAR : Bu talimatı uygulamaktan KYB  personeli sorumludur.

5.                TALİMAT AKIŞI :

a)   YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRME ESASLARI :

3.1. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarının PlanlanmasıYönetim gözden geçirme toplantıları Kalite Yönetim Temsilcisi başkanlığında yılda en az 2 kez … ve …….  aylarında yapılır. Toplantılara Kalite / HACCP  konseyinde, üst yönetimde bulunan yöneticiler katılır. Ayrıca olağan kalite / HACCP  konseyi toplantılarında kalite ile ilgili çalışmalar, ilgili problemler, gelişmeler değerlendirilir ve alınan kararlar için Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Kalite Konseyi Toplantı Esasları Talimatı” na uygun olarak tutanak hazırlanır ve katılımcılara dağıtılır.

3.2. Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarının GündemiToplantı gündemi KYT / HYT  tarafından oluşturulur. Bu gündemde esas olarak;·        Kalite politikaları doğrultusunda kalite hedeflerinin değerlendirilmesi,·        Kalite Yönetim Temsilcisinin hazırladığı kalite sistemine ilişkin raporların değerlendirilmesi ve iyileştirme için öneriler,·        İç denetim raporlarının (kalite yönetim sistemi / HACCP ) değerlendirilmesi, ·        Misafir şikayet ve önerilerine  ilişkin kayıtların değerlendirilmesi,·        Proses performansı ve hizmet uygunluğunun değerlendirilmesi,·        Bir önceki yönetim gözden geçirme toplantısında alınan kararların izlenmesi,·        Uygunsuzluk/eksiklikleri (kalite yönetim sistemi) gidermek için planlanan düzeltici ve önleyici etkinliklerin değerlendirilmesi.

3.3. Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarının Kayıtlarının TutulmasıToplantı sonucu Kalite Sisteminden elde edilen verilere dayalı olarak alınan  eylem ve prensip kararları, “Toplantı  Tutanağı” ile “Kalite Konseyi Toplantı Esasları Talimatı” na uygun olarak raporlanır ve katılımcılara dağıtılır.

3.4. Kayıtların SaklanmasıYönetim Gözden Geçirme toplantılarına yönelik kayıtlar; toplantı tutanakları, raporlar ve eylem kararlarının yazılı dokümanları Kalite Yöneti
m Birimi tarafından Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Dosyasında

5 yıl müddetle saklanır. Beşinci Yılını doldurmuş kayıtlar Dokümantasyon Sorumlusu tarafından arşive kaldırılır.

b)    KALİTE KONSEY TOPLANTI ESASLARI :

3.1 Toplantı Sorumlusu Kalite  Konsey toplantılarının sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi, HACCP Konsey Toplantısının sorumlusu HACCP Yönetim Temsilcisidir. Toplantıların bu talimatta belirtildiği şekilde, etkili ve verimli yapılması tümüyle “Toplantı Sorumlusu” nun yükümlülüğündedir. Toplantı sorumlusu toplantının yapılacağı yer ve saatte gerekli tüm araçları temin etmek ve toplantının gerektireceği uygun çalışma koşullarını sağlamakla görevlendirilmiştir. 

3.2 Toplantı GündemiHer toplantının önceden belirlenmiş bir gündemi olması esastır. Gündem maddeleri önceki toplantılarda belirlenebileceği gibi, toplantı sorumlusu tarafından da tespit edilebilir. Gündem, toplantı sorumlusu (Kalite Yönetim Temsilcisi) tarafından ekteki “Toplantı Çağrı Formu”nda belirtildiği şekilde hazırlanır ve toplantı tarihinden en geç 3 gün önce, bir önceki toplantı tutanağı çağrı formuna eklenerek katılımcılara dağıtılır.Katılımcılar gündeme ilave etmek istedikleri konuları yine en geç 2 gün önce toplantı sorumlusuna  iletirler. Zaman ve gündemin içeriğine uygun düşen konular gündeme ilave edilebilir. Gündeme ilave edilmediği halde toplantı sırasında gündem dışı olarak konuşulmak istenen konular toplantıya katılanların görüşüne sunulur ve kabul edildiği taktirde gündeme ilave edilir. Varsa, toplantı sırasında görüşülecek yazılı dokümanların gündemle beraber önceden katılımcılara gönderilmesi esastır.

3.3. Toplantı SıklığıOlağan kalite konseyi toplantıları MAYIS –TEMMUZ ve EYLÜL aylarında  1 2 saat  yapılır. HACCP Konsey Toplantıları ise Ayda bir yapılır. Ancak, kalite konseyi ihtiyaç duyduğu taktirde toplantı sıklığı çoğaltılabilir ya da azaltılabilir. Kalite Yönetim Temsilcisi/HACCP Temsilcisi  toplantıların sıklığını belirlemede birinci derece sorumludur3

.4. Toplantının Prensipleri·

        Toplantılar, “Toplantı Çağrı Formu” nda belirtilen yer ve saatte başlatılır. ·        Toplantılara başlamadan önce gündemden çıkartılacak, eklenecek veya ilave edilecek konuların olup olmadığı konusunda görüş birliği sağlanır.·        Konsey üyelerinden en az 2 kişinin katılamaması durumunda   toplantı iptal edilir.·        Toplantıda konuşulanlar bilgilendirme ya da gereği için eylem kararlarına dönüştürülür.·        Her toplantı, ekteki “Toplantı Tutanağı Formatı” na uygun olarak raportör (Dokümantasyon Sorumlusu) tarafından yazılı hale getirilir.·        Görüşülen tüm konular ile alınan tüm kararlar, raportör (Dokümantasyon Sorumlusu) tarafından  tamamlanma zamanı ve gereği belirtilerek toplantı tutanağına geçirilir.·        Toplantı tutanağı toplantı sonrasında raportör (Dokümantasyon Sorumlusu) tarafından, katılımcılara imzalatıldıktan sonra toplantı sorumlusunda bulunan “Kalite Konseyi/HACCP Konseyi Toplantı Dosyası” nda toplantı sıra numarasına göre saklanır.·        Toplantılarda alınacak kararlarda demokratik oylama yöntemi kullanılır, oy çokluğu esastır. Alınan kararlar aksi düşüncede olsa bile toplantıya katılanların tümünü bağlar.·        Toplantı çağrı formunda belirtilen süre içerisinde toplantının tamamlanamaması halinde toplantıya katılanların onayı alınarak en fazla 30 dakika uzatılabilmesi esastır.

3.5. Toplantı Kararlarının Duyurulması Toplantılarda alınan kararlar ilgili kişi veya kişilere toplantı sorumlusu tarafından tüm ayrıntıları duyurulur.

3.6. Kayıtların SaklanmasıToplantılara ilişkin tüm kayıtlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Kalite Konseyi/HACCP Konsey Toplantı Dosyası” nda 3 yıl müddet ile saklanır ve  süre sonunda  imha edilir.   

c)    HİZMET TASARIMI ESASLARI :

4.1.         İhtiyacın Belirlenmesi: Yeni bir hizmet ihtiyacı, ………… Üst Yönetimi, Departman Müdürleri,  işletme çalışanları ve misafirlerin önerileri ile anket ve piyasa araştırmaları sonucunda ortaya çıkabilir. Yeni hizmet ihtiyacı, Üst Yönetim, ve gerekli hallerde Departman Müdürlerinin  katıldığı bir toplantıda gündeme alınır ve irdelenir. Yeni hizmet ihtiyacının onaylanması halinde gerekli inceleme ve araştırmaların yapılması yönünde karar alınır ve toplantı tutanaklarına geçirilir. Yeni hizmet ihtiyacına gerek olmadığı yönünde karar alınması halinde, hizmet ihtiyacı iptal edilir ve gerekçeli kararı toplantı tutanaklarına geçirilir. 

4.2. Proje Takımının Oluşturulması: Hizmet ihtiyacının onaylanmasının ardından, inceleme ve araştırmaların yapılması ve hizmet tasarımının oluşturulması için Genel Müdür tarafından Proje Takımı oluşturulur. Proje Takımı, ihtiyaç duyulan hizmet hakkında bilgi sahibi, tecrübeli ve araştırma özelliği olan ehliyetli kişilerden oluşur ve üst yönetim tarafından yazılı olarak atanması yapılır. Gerekli hallerde projenin Profesyoneller aracılığı ile yürütülmesi sağlanabilir.

4.3. Planların Hazırlanması (Yeni Hizmet Tasarımı): Proje Takımı, önce ihtiyaç duyulan hizmetin yasal bir prosedür gerektirip gerektirmediğine bakar. Gerektiriyorsa; yasal şartların neler olduğunu ve neler yapılması gerektiğini inceler. Proje Takımı bunları yaptıktan sonra “Tasarım Planı” hazırlar. Maliyet/fayda analizi yaparak ya da profesyonellere yaptırarak, tasarımın hayata geçirilmesinde ve geçtiğinde gereken yatırım, işletme ve bakım maliyetlerini, tasarım hayata geçtiğinde organizasyona getireceği maddi ve manevi (prestij ve kalite artışı, pazar payında artış) faydaları tespit eder. Proje Takımı konu hakkında bir fizibilite raporu hazırlar/hazırlattırır ve Üst Yönetimin inceleme ve onayına sunar. Üst Yönetim tarafından onay verilen projeler için tasarım çalışma planı hazırlanır. Proje Takımı/Takımları tarafından planlama basamağında, projeyle ilgili diğer birimlerin üyelerini içeren iş programı yapılır. “Kim”, “Ne”, “Ne Zaman”, sorularının cevapları tespit edilerek planlanan çalışmalar organize edilir.

4.4. Tasarımın Gerçekleşmesi: “Tasarım Planı” nda belirtilen tüm basamaklar ilgili sorumlular tarafından takip edilerek tasarım gerçekleştirilir. Tasarımın çıktısı alınana kadar tüm basamaklarda Proje Takımı/Takımları, tasarım planında belirttiği şekilde tasarımı gerçekleştirir.

4.5. Tasarımın Gözden Geçirilmesi: Tasarımın gözden geçirilmesi toplantılarında planlamanın tüm evreleri Proje Takımı(ları) tarafından gözden geçirilerek tasarım hedefleriyle karşılaştırılır. Bu esnada gerçekleşmeyen hedefler için Proje Takımı(ları) tarafından gerekli faaliyetler planlanır ve ilgili kişilerden faaliyetlerin tamamlanması istenir. Yine Proje Takımı(ları) tasarımın planlandığı şekilde gerçekleştirilmesi için karar alındığı taktirde gerekli önlemleri alarak faaliyetlerin planlamasını yapar ve işbölümünü oluşturur. Alınan tüm kararlar toplantı tutanağına geçirilir ve ilgili sorumlulara iletilerek planl
anan tamamlama tarihlerinde faaliyetleri yeniden gözden geçirmek amacı ile toplantılar yapılır. Bu toplantılar tasarımın tamamlanmasına kadar devam eder.

4.6. Tasarımın Doğrulanması: Tasarım çıktılarının Proje Takımı tarafından kontrol edilip planlanan hedefleri tam olarak karşıladığı gözlenmelidir. Gözlemlenen sonuçlar Üst Yönetime bildirilir. Üst Yönetimin tasarımı onaylaması halinde simülasyona geçilir, onaylamaz ise, tasarım yeniden gözden geçirilerek gerekli düzenlemeler yeniden planlanır ve sonuçlar yeniden bildirilir.

4.7. Tasarımın Geçerliliği: Tasarımın doğrulanması aşamasından sonra hizmetin misafir ihtiyaçlarına cevap verip vermediği tespit edilerek tasarım geçerli kılınır.  Tasarım geçerliliğini takiben gerekli hallerde yeniden düzenlemeler yapılarak uygulama safhalarına geçilir.

4.8. Simülasyon: Tasarım çıktısı misafir üzerinde değil işletme çalışanları üzerinde denenerek aksaklıkların misafirlere yansıması önlenir. Bu esnada oluşabilecek aksaklıklar için Proje Takımı düzeltici faaliyetleri başlatır. Simülasyon çalışması tamamlanmamış hiç bir tasarım çıktısı uygulamaya konulamaz.

4.9. Uygulama: Simülasyon çalışmasında başarıyla bitmiş olan hizmet tasarımları uygulamaya alınır.

4.10. Tasarım Değişikliği: Simülasyon çalışması ya da uygulama sonucunda mevcut tasarımda tespit edilen eksik ya da aksaklıklar, ilgili takımlar tarafından belirlenerek raporlanır. İstenilen değişiklikler Üst Yönetim tarafından gözden geçirilir. Değişikliklerin onaylanması halinde gerekli revizyonlar ilgili departmanlar ve Kalite Yönetim Birimi tarafından gerçekleştirilerek yürürlüğe konur.

4.11. Kayıtların Tutulması: Proje Takımı/Takımları, yaptıkları Planlamaları, tasarım girdi ve çıktılarına yönelik çalışmalarını, tasarımın gözden geçirilmesi çalışmalarına yönelik kayıtları kendileri muhafaza ederler. Tasarımın planlanması aşamasında belirlenen raporlama safhalarına yönelik kayıtların ve  veya toplantı tutanaklarının bir kopyası Kalite Yönetim Birimine teslim edilir. Geçerlilik ve Değişiklik basamaklarına yönelik tespitler için hazırlanan raporlar Genel Müdüre sunulur.  

d)   ÖLÇME İYİLEŞTİRME ESASLARI :

3.1. Planlama; Her yılın 6. ve 12.  aylarında otelimizde bulunan tüm birimlerde sürekli iyileştirme çalışmaları yapmak amacı ile ilgili birim sorumluları, kontrol altında tutmak istedikleri faaliyet/değerlerin neler olduğunu belirleyebilir ve bununla ilgili olarak, ölçüm amacı, kalite hedefleri,  ölçüm sıklığı ve yöntemini belirleyerek, belirlenen kriterler ve ölçüm yöntemlerini “Sürekli İyileştirme Planı’na” aktarırlar. 

3.2. Amaçların Belirlenmesi; Yapılacak istatistik çalışmalarda öncelikle veri toplama amaçları ve hangi yaklaşımla veri toplanacağı ilgili  birimler tarafından belirlenir. Verilerin niçin toplanacağı, ne tür verilere ihtiyaç olduğu, bu verilerin iç müşteri ve misafir memnuniyetini artırmada ne gibi etkilerinin olacağı tespit edilir.

3.3. Veri Toplama Yönteminin Belirlenmesi; Amaca uygun olarak hangi verilerin nerelerden ve nasıl toplanacağı, nasıl kaydedileceği, örnek büyüklüğü ve örnekleme aralığı tespit edilir. Veri toplamada gözlem, ölçümler, hareket ve zaman etütleri, bilgisayar kayıtları gibi araçlar kullanılır. Birimler bu konuda KYT’ den yardım talebinde bulunabilirler.

3.4. Veri Toplama; Yukarıda belirtilen amaç, yöntem ve plan doğrultusunda veriler toplanmaya başlanır.

3.5. Raporlama; Toplanan veriler ve ölçümlerle ilgili çalışmalar, amaca uygun yöntemlerle birimler tarafından planda belirlenen süreler bazında ilgili birim/kişilere raporlanır. KYT tarafından raporlamaların yapılıp yapılmadığı takip edilir. KYT’ ye iletilen raporlar KYT ve Üst Yönetim tarafından değerlendirilir ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için kullanılır.

3.6. Sonuçların Değerlendirilmesi; KYT gerekli gördüğü hallerde “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü” doğrultusunda düzeltici faaliyet isteminde bulunabilir.

3.7. Üst Yönetimin Bilgilendirilmesi; KYT tarafından, İstatistiksel yöntemler ile değerlendirilen tüm faaliyetlerin raporları yakından izlenir, ölçülen her hizmet/değere ait veriler yine istatistiksel yöntemler ile değerlendirilir ve yılda 1 defa Yönetimin Gözden Geçirilmesi toplantılarında Üst Yönetime rapor halinde sunulur. Üst Yönetime sunulan rapor doğrultusunda gerekli gördüğü takdirde Düzeltici ve Önleyici Faaliyet talebinde bulunabilir ve konu ile ilgili olarak Proje Takımı kurabilir. 

e)   DÖKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASI ESASLARI :Dokümanların takibinin ve kontrolünün sağlanması amacıyla öncelikle aşağıdaki bölümlerin kısaltmaları kullanılmaktadır.           BİRİMLER                                                                                                                                                                                            KISALTMALAR Kalite Yönetim Birimi           

KYB

GENEL  MÜDÜRLÜK               

 GMPERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ                         

 PERGUEST RELATIONS                                                                                                     

 GRSATIN ALMA           

SATFRONT OFFICE                                                                                                                  FOANİMASYON ve SPOR MÜDÜRLÜĞÜ                                                      ENTHOUSEKEEPING      

HKFOOD

BEAVERAGE      

FBMUTFAK     

MUTTEKNİK MÜDÜRLÜK                                                                                                  TEKGÜVENLİK

MÜDÜRLÜĞÜ                                                                                    GUVHACCP KOMİTESİ                                                                                                                   

HACCP   4.2. Numaralandırma :Dokümanlar numaralandırılırken belirtilen kısaltmaların ardın
dan prosedürler  “P” , talimatlar “T” , Genel Talimatlar “GT”, formlar “F” , Genel Formlar “ GF “ Kalite Planları “KPL”, Defterler “D” Yardımcı Dokümanlar “YRD” , olarak belirtilir ve dokümanın numarası verilir. 4.2.1. Prosedürlerin Numaralandırılması :

KYB-P01: Kalite Yönetim Birimine ait 1 numaralı prosedür

         KYB            :

Kalite Yönetim Birimi         P                 : Prosedür01                        : Sıra numarası

4.2.2. Talimatların Numaralandırılması :

KYB-T01/P02: Kalite Yönetim Birimine ait 2 numaralı prosedüre          ait 1 numaralı talimat         KYB            :

Kalite Yönetim BirimiT                 : Talimat         01               : Talimatın sıra numarası         P02             : Talimatın bağlı olduğu prosedür numarasıTalimatların herhangi bir prosedüre bağlı olması şart değildir. Bağımsız olan talimatlar genel talimat olarak adlandırılır ve “GT” şeklinde belirtilir. Örneğin: KYB-GT01: Kalite Yönetim Biriminin  hazırladığı 1 nolu genel talimat.

4.2.3. Formların Numaralandırılması : 

KYB-F01/P01: Kalite Yönetim biriminin hazırladığı 1 numaralı prosedüre ait 1 numaralı form

         KYB            : Kalite Yönetim Birimi

         F                 : Form         01               : Sıra Numarası         P01             : Formun bağlı olduğu prosedür numarasıFormların  herhangi bir prosedüre ve talimata  bağlı olması şart değildir. Bağımsız olan formlar genel form olarak adlandırılır ve “GF” şeklinde belirtilir. Örneğin:

KYB-GF01: Kalite Yönetim Biriminin  hazırladığı 1 nolu genel form.

4.2.4. Defterlerin  Numaralandırılması :

KYB-D01/P01: Kalite Yönetim biriminin hazırladığı 1 numaralı prosedüre ait 1 numaralı defter

         KYB            : Kalite Yönetim Birimi

         D                 : Defter         01               : Sıra Numarası         P01             : Defterin bağlı olduğu prosedür numarası

4.2.5. Yardımcı Dokümanların Numaralandırılması :KYB-YRD-001: Kalite Yönetim Merkezinde kullanılan 001 numaralı Yardımcı Doküman

KYB            : Kalite Yönetim Birimi

YRD            : Yardımcı Doküman 001            : Sıra Numarası 

f)    DIŞ KAYNAKLI DÖKÜMANLARIN TAKİBİ ESASLARI :Dış Kaynaklı Yardımcı Doküman: Otel bünyesi tarafından hazırlanmayan işe yardımcı olarak kullanılan, ISO 9000  Standartları  gibi güncellik takibinin zorunlu olduğu kaynaklardır.

Kullanılan dış kaynaklı yardımcı dokümanlar;Menü ÖrnekleriKokteyl KitaplarıSüreli Yayınlar, Dergiler, KitaplarMalzeme KataloglarıAcenta Kataloglarıİlgili kanunlar ve içtihatları

TSE-EN ISO 9001: 2000 StandartlarıEğitim Dokümanları

4.  UYGULAMA:4.1. Dış Kaynaklı Dokümanların Takibi§        

 Menü Örnekleri; F&B Müdürü tarafından muhafaza edilir. §         Kokteyl Kitapları; F & B Müdürü tarafından muhafaza edilir.§        

 Süreli Yayınlar, Dergiler, Kitaplar; Genel Müdürlük sekreteryasında muhafaza edilir. §        

Malzeme Katalogları; Depo şefliğinde muhafaza edilir. TEKNİK MALZEME KATALOGLARI TEKNİK SERVİS DEPARTMANINDA MUHAFAZA EDİLİR.§         Acenta Katalogları: Satış Müdürü tarafından muhafaza edilir.§     

    TSE-EN ISO 9001: 2000 Standartları: Kalite Yönetim Birimi tarafından muhafaza edilir. Bu dokümanın birer kopyası İç Denetim Sorumlularına “Doküman Dağıtım Listesi” ile dağıtılır.§        

İlgili Kanunlar ve içtihatlar; birer kopyası ilgili departmanlarda kalmak üzere Personel Müdürlüğünde muhafaza edilir.§      

   Mali Mevzuata ilişkin Kanun, Yönetmelik, Tebliğ ve değişiklikleri; Merkez ofiste muhafaza edilir.§     

    Eğitim Dokümanları:  Eğitim verilen eğitim dokümanlarının bir kopyası Personel Müdürlüğü’nde muhafaza edilir. 

4.2.         Dış Kaynaklı Dokümanların Güncelliğinin Takibi        Tüm dış kaynaklı yardımcı dokümanlar Dokümantasyon Sorumlusu tarafından “Dış Kaynaklı Yardımcı Doküman Takip Listesi” ne kayıt edilir. Dış Kaynaklı Dokümanların güncelliği dokümanın özelliğine göre ilgili kuruluşlara abonelikle takip edilir. Dokümanlardaki değişiklikler ilgili birim sorumluları tarafından dokümantasyon sorumlusuna bildirilir. Dokümanlarda herhangi bir değişiklik söz konusu ise, ilgili sorumlular tarafından yenisi temin edilir. Güncelleştirilen doküman ile ilgili bilgiler Dokümantasyon Sorumlusuna bildirilir. Dokümantasyon Sorumlusu dokümanların güncelliğini “Dış Kaynaklı Yardımcı Doküman Takip Listesi”ne işler. “Dış Kaynaklı Yardımcı Doküman Takip Listesi” KYB’ de muhafaza edilir. Yürürlükten kalkan dokümanların orijinali üzerine siyah renkli İPTAL kaşesi basılarak Dokümantasyon Sorumlusu tarafından arşivlenir. İptal edilen dokümanlar başka birimlere verilmişse  Dokümantasyon Sorumlusu  tarafından “Doküman Dağıtım Listesi”ne göre toplanarak, imha edilir.

6.  İLGİLİ DOKÜMANLAR :KYB-GT-01-F01TASARIM PLANIKYB-GT-01-F02SÜREKLİ İYİLEŞTİRME PLANIKYB-GT-01-F03DIŞ KAYNAKLI YARDIMCI DOKÜMAN TAKİP LİSTESİKYB-GT-01-F04TOPLANTI ÇAĞRI FORMUKYB-GT-01-F05TOPLANTI TUTANAĞI FORMUKYB-GT-01-F06DIŞ YAZIŞMA FORMATIKYB-GT-01-F07MEMORANDUMKYB-GT-01-F08GELEN EVRAK KAYIT FORMUKYB-GT-01-F09GİDEN EVRAK KAYIT FORMUKYB-GT-01-F10BİLGİ AKTARMA